Esta Política regula el tratamiento de datos personales que Coach Expert realiza en el marco de la operación de la plataforma disponible en coachexpert.co y sus subdominios (en adelante, la "Plataforma"), de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes de la República de Colombia.
1. Naturaleza de Coach Expert y rol en el tratamiento
Coach Expert es una plataforma tecnológica de software como servicio (SaaS) diseñada para que profesionales de la nutrición (en adelante, los "Coaches") gestionen sus consultas y elaboren planes nutricionales para sus pacientes o clientes (en adelante, los "Asesorados").
Coach Expert actúa como medio o herramienta tecnológica. La relación profesional, clínica y contractual se establece directamente entre el Coach y su Asesorado. Coach Expert no presta servicios de nutrición, no emite diagnósticos, no formula tratamientos y no sustituye el criterio clínico del profesional.
En consecuencia, frente a los datos personales de los Asesorados, Coach Expert actúa como Encargado del Tratamiento, mientras que el Coach es el Responsable del Tratamiento respecto de los datos clínicos y personales de sus propios Asesorados. Frente a los datos del Coach (titular de la cuenta), Coach Expert actúa como Responsable del Tratamiento.
2. Identificación del Responsable
- Razón social: Coach Expert
- Domicilio: Colombia
- Correo de contacto: [email protected]
- Sitio web: coachexpert.co
3. Datos que recolectamos
3.1. Datos del Coach (titular de la cuenta)
- Nombre y apellidos.
- Correo electrónico.
- Foto de perfil y datos de marca personal (opcionales).
- Datos de uso de la Plataforma: fecha de registro, plan contratado, historial de acciones, errores de aplicación.
- Datos de pago (procesados por nuestro pasarela de pagos).
3.2. Datos de los Asesorados (ingresados por el Coach o por el propio Asesorado)
- Datos identificativos: nombre, contacto, fecha de nacimiento, sexo.
- Datos sensibles de salud: peso, altura, mediciones antropométricas, porcentaje de grasa, patologías, alergias, medicación, condiciones especiales (embarazo, lactancia), historial clínico aportado por el Asesorado, notas del Coach.
- Datos del plan nutricional: objetivos, fórmulas aplicadas, comidas, macronutrientes, micronutrientes, adherencia y mediciones de seguimiento.
Los datos de salud son datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Su tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular o de su representante legal.
4. Finalidades del tratamiento
- Permitir al Coach prestar sus servicios profesionales a sus Asesorados.
- Crear, guardar, mostrar y modificar planes nutricionales.
- Calcular indicadores clínicos (TMB, TEE, macros, IMC, %grasa) a partir de los datos aportados.
- Mostrar el plan al Asesorado mediante un enlace privado con marca personal del Coach.
- Generar alertas técnicas para asistir al Coach en su decisión clínica.
- Soporte técnico, facturación, prevención de fraude y seguridad de la Plataforma.
- Comunicaciones operativas con el Coach (notificaciones de cuenta, cambios de servicio, soporte).
- Comunicaciones comerciales con el Coach, previa autorización.
Coach Expert no utiliza los datos clínicos de los Asesorados con fines comerciales, publicitarios ni de entrenamiento de modelos de inteligencia artificial bajo ninguna circunstancia.
5. Autorización y consentimiento
El Coach autoriza el tratamiento de sus datos al aceptar esta Política y los Términos y Condiciones durante el registro.
El Asesorado autoriza el tratamiento de sus datos al aceptar expresamente esta Política antes de completar el formulario clínico que le envíe su Coach.
Cuando el Asesorado sea menor de edad o se encuentre en condición que requiera representación, el Coach es responsable de obtener la autorización del representante legal antes de cargar sus datos en la Plataforma.
6. Derechos del titular
Todo titular de datos personales tiene los siguientes derechos, conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos legalmente exceptuados.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos, previa solicitud.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
6.1. Cómo ejercer los derechos
El titular puede ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo [email protected] con el asunto "Habeas Data", indicando nombre, identificación, datos de contacto y solicitud concreta. La respuesta se entregará en los plazos legales (10 días hábiles para consultas; 15 días hábiles para reclamos, prorrogables).
Cuando el titular sea un Asesorado, recomendamos contactar primero a su Coach, quien es Responsable directo de sus datos clínicos. Coach Expert apoyará la gestión en su rol de Encargado.
7. Seguridad y almacenamiento
Coach Expert utiliza la infraestructura de Google Firebase (Google LLC) como proveedor de servicios en la nube, con servidores ubicados en Estados Unidos (región us-central1). Google actúa como subencargado del tratamiento conforme a sus términos de servicio y a las cláusulas contractuales aplicables para transferencia internacional de datos.
Adicionalmente, Coach Expert utiliza Sentry (Functional Software, Inc.) como proveedor de monitoreo de errores. Sentry recibe únicamente metadatos técnicos y trazas de error; no recibe datos clínicos de los Asesorados.
Coach Expert aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito (TLS), cifrado en reposo, control de acceso por usuario, autenticación obligatoria, reglas de seguridad de Firestore por colección y registros de auditoría.
8. Transferencia internacional de datos
Al utilizar la Plataforma el titular acepta la transferencia internacional de sus datos a Estados Unidos a través de los proveedores de infraestructura mencionados, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
9. Conservación
Los datos del Coach se conservan mientras la cuenta esté activa, y hasta 12 meses después del cierre para fines de facturación, soporte y cumplimiento de obligaciones legales.
Los datos de los Asesorados se conservan mientras el Coach mantenga al Asesorado activo en su cuenta. Si el Coach elimina al Asesorado o cierra su cuenta, los datos se eliminan de los sistemas activos en un plazo máximo de 90 días.
10. Cookies y tecnologías similares
La Plataforma utiliza cookies y almacenamiento local del navegador estrictamente necesarios para mantener la sesión, recordar preferencias de tema y prevenir fraude. No utiliza cookies de publicidad de terceros.
11. Limitación de responsabilidad clínica
Coach Expert no presta servicios de salud. Los indicadores, fórmulas y alertas que muestra la Plataforma son herramientas de apoyo para el Coach, quien es el único responsable de validar, ajustar y aplicar los cálculos a cada caso clínico conforme a su criterio profesional y a la normativa vigente sobre el ejercicio de su profesión.
12. Modificaciones
Coach Expert podrá modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales se comunicarán al Coach por correo electrónico con una antelación mínima de 10 días hábiles. El uso continuado de la Plataforma tras la entrada en vigor de la nueva versión implica aceptación de los cambios.
13. Contacto
Para consultas, reclamos o ejercicio de derechos relacionados con esta Política, escribe a [email protected].